Desarrollo de un prototipo de chat inteligente para la optimización y mejora de procesos administrativos y operativos en una institución educativa

Abstract

Este proyecto se presenta como prototipo de Chat Inteligente con el objetivo de optimizar la eficacia de la administración institucional en ambientes educativos. El sistema, desarrollado a través de FastAPI para el backend y Flutter para el frontend, está diseñado para distinguir funciones dependiendo del papel del usuario (estudiante, profesor, administrativo y administrador), garantizando respuestas automatizadas y personalizadas. Mediante métodos de Procesamiento de Lenguaje Natural (PLN), inteligencia artificial y modelos de intentos personalizados, el chatbot procesa peticiones vinculadas a procesos internos, tales como peticiones de horarios, anotaciones, registros o autorizaciones. Además, se incorporaron sistemas sólidos de protección de datos, que incluyen encriptación de contraseñas, confirmación de identidad a través del correo institucional y cuestiones de seguridad. En el proceso de desarrollo, se llevaron a cabo evaluaciones internas utilizando datos simulados, evaluando la eficacia operacional, los tiempos de respuesta y la solución de consultas. Esta valoración facilitó la mejora del rendimiento del sistema antes de su implementación en un contexto real. La solución sugerida tiene como objetivo automatizar los procesos de interacción en la institución, disminuyendo la carga administrativa, potenciando la administración de información en línea acorde a las demandas actuales de digitalización educativa.

This project implements an Intelligent Chat system with the aim of optimizing the efficiency of institutional administration in educational environments. The system, developed using FastAPI for the backend and Flutter for the frontend, is designed to distinguish functions depending on the user's role (student, teacher, administrative staff, and administrator), ensuring automated and personalized responses. Through Natural Language Processing (NLP) methods and customized intent models, the chatbot processes requests related to internal processes, such as requests for schedules, grades, registrations, or authorizations. In addition, robust data protection systems were incorporated, including password encryption, identity confirmation through institutional email, and security questions. During the development process, internal evaluations were carried out using simulated data, assessing operational efficiency, response times, and query resolution. This evaluation facilitated performance improvement of the system before its implementation in a real-world context. The proposed solution aims to automate and enhance interaction processes within the institution, reducing administrative workload and strengthening information management online in line with current demands for educational digitalization.