CootizSoft: Plataforma web de generación de cotizaciones para la empresa HyG Distribuciones y Servicios

Abstract

En Colombia, las PyMEs representan el 90% del tejido empresarial y generan el 80% del empleo formal (Cámara de Comercio de Bogotá, 2021). No obstante, enfrentan desafíos en eficiencia y competitividad debido a la falta de digitalización y automatización (Confecámaras, 2022). La transformación digital es clave para su sostenibilidad, ya que puede reducir costos operativos en un 30% y mejorar la eficiencia en un 50% (MinTIC, 2022). Sin embargo, muchas PyMEs aún gestionan procesos críticos de forma manual, limitando su competitividad. HyG Distribuciones y Servicios, PyME bogotana dedicada a equipos de seguridad industrial, afrontaba demoras y errores en la generación de cotizaciones y control de inventarios. Elaborar una cotización tomaba más de 20 minutos y el inventario se gestionaba de manera desorganizada, afectando el servicio al cliente y las oportunidades de crecimiento. Para abordar estos problemas, se desarrolló e implementó un sistema web de automatización de cotizaciones y gestión de inventarios. El sistema permite generar cotizaciones en menos de 2 minutos y proporciona un control de inventario en tiempo real, reduciendo un 30% los errores en disponibilidad. El proyecto se ejecutó bajo la metodología en cascada, asegurando el cumplimiento de cada fase con rigor y alineación a los requisitos iniciales. Este documento describe el desarrollo y resultados del sistema, demostrando cómo la automatización puede transformar la operatividad de las PyMEs colombianas y fortalecer su competitividad.

In Colombia, SMEs represent 90% of the business sector and generate 80% of formal employment (Bogotá Chamber of Commerce, 2021). However, they face challenges in efficiency and competitiveness due to a lack of digitalization and automation (Confecámaras, 2022). Digital transformation is key to their sustainability, as it can reduce operating costs by 30% and improve efficiency by 50% (MinTIC, 2022). Nevertheless, many SMEs still manage critical processes manually, limiting their competitiveness. HyG Distribuciones y Servicios, an SME in Bogotá specializing in industrial safety equipment, faced delays and errors in generating quotes and managing inventory. Preparing a quote took over 20 minutes, and inventory was managed in a disorganized manner, impacting customer service and growth opportunities. To address these issues, a web-based system for automating quotes and inventory management was developed and implemented. The system generates quotes in under 2 minutes and provides real-time inventory control, reducing product availability errors by 30%. The project was executed using the waterfall methodology, ensuring each phase was rigorously completed and aligned with initial requirements. This document details the system’s development and results, demonstrating how automation can transform the operations of Colombian SMEs and enhance their competitiveness.