Sistema de información para el control de correspondencia y almacén en la alcaldía de pasca

Abstract

Hoy la información es el activo más importante de las organizaciones, la cual desempeña un papel fundamental en la realización eficiente de las funciones que se llevan a cabo en los diferentes procesos administrativos. Actualmente en la alcaldía del municipio de Pasca las labores de correspondencia y almacén se hacen de forma manual lo cual dificulta la tarea de los encargados de dichas áreas, generando diversos problemas como repetición de información, procesos lentos, falta de documentación, entre otros, esto se debe a que no cuentan con un software que les ayude a suplir dichos problemas. En el área de correspondencia existen falencias como no dar respuesta a solicitudes que se han radicado dentro del plazo establecido, duplicidad de información, procesos lentos en cuanto a la entrega de los documentos a las dependencias que van dirigidas las diferentes solicitudes, no se tiene almacenada información importante de los remitentes que pueden ser instituciones o personas naturales, el proceso de registro de la información se realiza de forma escrita. En el área de almacén no se lleva un control automatizado de la información, la recepción de los contratos con los productos se hace por medio del correo electrónico lo que genera que los procesos de entrada y salida de productos se realizan por medio de tarjetas Kardex lo que dificulta el control, búsqueda y actualización de los datos.