Sistema Integral de Gestión de asistencia estudiantil para el Gimnasio los Andes (SIGAE)

Abstract

El presente trabajo consiste en una propuesta para el diseño y la implementación del sistema de control de asistencia automatizado del Gimnasio Los Andes, cuya finalidad es el mejoramiento de los procesos tanto administrativo como académico de seguimiento del alumnado. En la actualidad, el establecimiento lleva la gestión de la asistencia manualmente, lo que trae consigo lentitud, contradicciones y un alto porcentaje de error humano. Con el desarrollo del sistema que se pretende implementar se busca modernizar todo este proceso con una plataforma web que se encargue de registrar, consultar y analizar en tiempo real la información correspondiente a la asistencia del alumnado de manera diaria. La existencia de módulos específicos cuya función consiste en el control de horarios, el envío automático de correos electrónicos a padres o tutores con respecto a novedades de inasistencia o ausencias, el desarrollo de reportes sobre el funcionamiento del sistema en forma de reportes estadísticos del servicio de registro, los cuales contribuyen de manera importante a la toma de decisiones, de todo ello se tiene, por un lado, el objetivo de disminuir significativamente los errores en los registros realizados manuales debajo del control automático de los registros de forma que se fortalezca la comunicación entre la institución con las familias y que se tenga un mayor control interno sobre la asistencia, permanencia y comportamiento del alumnado. Adicionalmente, también el tener acceso a reportes dinámicos e indicadores de gestión clave permite a los directores disponer de información adecuada y necesaria, con lo cual se facilitará la gestión académica sea más eficientes y proactiva. De manera conjunta, el sistema debe lograr no sólo la rapidez de las tareas administrativas, sino que debe contribuir a la mejora en los procesos de enseñanza-aprendizaje mediante tecnologías que faciliten la supervisión y el acompañamiento de los estudiantes.

This work consists of a proposal for the design and implementation of an automated attendance control system for the Los Andes Gymnasium, with the aim of improving both the administrative and academic processes for student tracking. Currently, the school manages attendance manually, which results in slowness, inconsistencies, and a high percentage of human error. The proposed system seeks to modernize this entire process with a web platform that will record, query, and analyze student attendance information in real time on a daily basis The existence of specific modules whose function is to control schedules, automatically send emails to parents or guardians regarding absences or absences, and generate reports on system performance in the form of statistical reports of the registration service—all of which contribute significantly to decision-making—has the objective, on the one hand, of significantly reducing errors in manual record-keeping by using automated recordkeeping. This strengthens communication between the institution and families and provides greater internal control over student attendance, engagement, and behavior. Additionally, access to dynamic reports and key performance indicators allows principals to have the appropriate and necessary information, thus facilitating more efficient and proactive academic management. Overall, the system should not only expedite administrative tasks but also contribute to improving teaching and learning processes through technologies that facilitate student supervision and support.