Propuesta de instructivo para el seguimiento de (ocn) de las actas de convenio en la empresa Kamex International S.A.S

Abstract

El documento describe la pasantía desarrollada por Carlos Felipe Mosquera Jiménez en la empresa Kamex International S.A.S., en el área de compras y comercio exterior. Durante la Pasantía se realizaron actividades como la solicitud y análisis de cotizaciones, elaboración y seguimiento de órdenes de compra (OCN), órdenes de servicio (OCS) en el sistema SIESA, gestión de anticipos,comunicación con proveedores y coordinación con áreas como contabilidad, producción y tesorería A partir de la observación de los procesos, se identificaron falencias en el control de seguimiento de las actas de convenio. Durante la pasantía se realiza una propuesta de mejora: diseñó un instructivo digital para estandarizar el seguimiento de las OCN en las actas de convenio La actividad se fundamenta en conceptos como gestión de compras, orden de compra, acta de convenio, eficiencia operativa e instructivo, resaltando la importancia de la estandarización, la trazabilidad y la digitalización de procesos en las organizaciones Finalmente, se concluye que la pasantía permitió aplicar conocimientos teóricos en un entorno real, fortalecer competencias profesionales y aportar una herramienta funcional que mejora la eficiencia del área de compras, facilitando el desempeño futuro de auxiliares, practicantes y jefes del área.

This document describes the internship completed by Carlos Felipe Mosquera Jiménez at Kamex International S.A.S., in the purchasing and foreign trade department. During the internship, he performed activities such as requesting and analyzing quotes, preparing and tracking purchase orders (POS) and service orders (SOS) in the SIESA system, managing advance payments, communicating with suppliers, and coordinating with departments such as accounting, production, and treasury. Based on process observation, deficiencies were identified in the monitoring and tracking of agreement contracts. During the internship, an improvement proposal was developed: a digital guide was designed to standardize the tracking of non-contract purchases (NCPS) in the agreement minutes. The activity is based on concepts such as purchasing management, purchase orders, agreement minutes, operational efficiency, and guidelines, highlighting the importance of standardization, traceability, and process digitization in organizations. Finally, it was concluded that the internship allowed for the application of theoretical knowledge in a real-world environment, strengthened professional skills, and provided a functional tool that improves the efficiency of the purchasing department, facilitating the future performance of assistants, interns, and managers in the area.