Automatización de la gestión e implementación de matrículas académicas para el periodo académico 2025-2

Abstract

Este informe presenta los resultados de la pasantía desarrollada en el Instituto de Posgrados de la Universidad de Cundinamarca, orientada a la optimización del proceso de matrículas académicas para el periodo 2025-2. El proyecto surgió a partir de un diagnóstico inicial que evidenció retrasos, duplicidad de información y dificultades de trazabilidad en la inscripción de asignaturas, afectando la gestión académica y el inicio oportuno del cronograma institucional. Para dar respuesta a esta problemática, se diseñó e implementó una matriz de control que permitió sistematizar la información de los gestores de oportunidades, organizar rutas de aprendizaje, gestionar solicitudes de homologación y articular los flujos de comunicación con áreas como tesorería, coordinación académica y programas de posgrado. Durante la pasantía se desarrollaron actividades de verificación de datos, elaboración de listados, gestión documental, atención a solicitudes institucionales, diseño de presentaciones y consolidación de bases de información en plataformas digitales. Estas acciones fortalecieron la eficiencia de los procesos administrativos, mejoraron la calidad del servicio académico y facilitaron la toma de decisiones a partir de información estructurada y accesible. Los entregables generados, especialmente la matriz de control, se constituyeron en herramientas permanentes para la gestión académica, aportando a la mejora continua y al fortalecimiento organizacional del Instituto de Posgrados.

This report presents the results of the internship carried out at the Graduate Institute of the University of Cundinamarca, aimed at optimizing the academic enrollment process for the 2025-2 period. The project arose from an initial diagnosis that revealed delays, duplication of information, and traceability difficulties in course registration, affecting academic management and the timely start of the institutional schedule. To address this problem, a control matrix was designed and implemented to systematize information from opportunity managers, organize learning paths, manage approval requests, and coordinate communication flows with areas such as treasury, academic coordination, and graduate programs.