Apoyo a la oficina de Calidad en la gestión documental conforme a los requisitos de la NTC ISO 9001:2015 y a los lineamientos del sistema de gestión de la Universidad de Cundinamarca, sede Fusagasugá – segundo período académico 2025

Abstract

La pasantía desarrollada en la Oficina de Calidad de la Universidad de Cundinamarca se orientó a fortalecer la gestión documental como parte de la mejora continua en los procesos institucionales, en coherencia con los lineamientos del Sistema de Gestión de la Calidad y los requisitos de la NTC ISO 9001:2015. Las actividades realizadas incluyeron la verificación, actualización y cargue de documentos, revisión del Listado Maestro, análisis de matrices, consolidación de bases de datos y apoyo en la organización de la información, contribuyendo a la coherencia, trazabilidad y cumplimiento normativo. De manera complementaria, se brindó soporte logístico en auditorías internas presenciales y remotas, mediante la programación de reuniones, organización de registros y apoyo operativo, lo que permitió comprender la aplicación práctica de los procedimientos de control y seguimiento establecidos por la institución. Asimismo, se diseñaron materiales informativos y se desarrollaron herramientas automatizadas en Excel y VBA, que optimizaron la administración documental y facilitaron la consulta de datos, aportando a la eficiencia y a la gestión del conocimiento dentro del Sistema de Gestión de la Calidad. La pasantía permitió aplicar los conocimientos adquiridos durante la formación en Administración de Empresas y fortalecer competencias en gestión, análisis y organización, aportando al fortalecimiento institucional en materia de calidad y mejora continua.

The internship at the Quality Office of the University of Cundinamarca focused on strengthening document management as part of continuous improvement in institutional processes, in accordance with the guidelines of the Quality Management System and the requirements of ISO 9001:2015. Activities included document verification, updating, and uploading; review of the Master List; matrix analysis; database consolidation; and support in information organization, contributing to consistency, traceability, and regulatory compliance. Additionally, logistical support was provided for in-person and remote internal audits through meeting scheduling, record organization, and operational support. This facilitated an understanding of the practical application of the control and monitoring procedures established by the institution. Furthermore, informational materials were designed, and automated tools were developed in Excel and VBA, which optimized document management and facilitated data retrieval, contributing to efficiency and knowledge management within the Quality Management System. The internship allowed me to apply the knowledge acquired during my Business Administration training and strengthen my skills in management, analysis and organization, contributing to the institutional strengthening in terms of quality and continuous improvement.