Pasantía En El Colegio Seminario San Juan Apóstol En El Área Administrativa

Abstract

La presente pasantía se llevó a cabo en el área administrativa del Colegio Seminario San Juan Apóstol durante la vigencia 2024, con el objetivo de optimizar los procesos administrativos, fortalecer la gestión documental, mejorar la comunicación interna dentro de la institución. A partir de un diagnóstico institucional, se identificaron falencias en la organización de archivos, la circulación de información y la articulación entre las áreas administrativa y contable. Durante la ejecución del plan de trabajo, se registraron datos de aproximadamente 457 estudiantes en distintos archivos. Se validaron en promedio 100 pagos diarios mediante la verificación cruzada entre comprobantes enviados por WhatsApp, reportes bancarios y plataformas como Schoolpack y SIGO. Adicionalmente, se sistematizó información contable en hojas de Excel con filtros personalizados, mejorando la trazabilidad y el control interno. Las actividades desarrolladas incluyeron también la creación de estrategias para mejorar la circulación de la información, la elaboración de material comunicativo para eventos institucionales, la transcripción de cuatro actas del consejo directivo, y la producción de dos videos instructivos sobre el uso de herramientas digitales. También se diseñaron boletas personalizadas para el Día de la Familia, entregadas a las familias asistentes, contribuyendo a la organización del evento. Si bien no se implementó un programa formal, se promovieron mejoras significativas en el uso de herramientas ofimáticas y en la automatización de tareas administrativas. La experiencia adquirida reafirma la importancia de la innovación tecnológica en los procesos escolares, y evidencia cómo la aplicación de conocimientos profesionales puede generar aportes reales a la eficiencia institucional.

This internship was carried out in the administrative area of the San Juan Apóstol Seminary School during the 2024 academic year, with the aim of optimizing administrative processes, strengthening document management, and improving internal communication within the institution. Based on an institutional diagnosis, deficiencies were identified in the organization of files, the circulation of information, and the coordination between the administrative and accounting areas. During the execution of the work plan, data from approximately 457 students was recorded in different files. An average of 100 payments per day were validated by cross-checking receipts sent via WhatsApp, bank reports, and platforms such as Schoolpack and SIGO. In addition, accounting information was systematized in Excel spreadsheets with customized filters, improving traceability and internal control. The activities carried out also included the creation of strategies to improve the flow of information, the development of communication materials for institutional events, the transcription of four board meeting minutes, and the production of two instructional videos on the use of digital tools. Personalized tickets were also designed for Family Day and distributed to attending families, contributing to the organization of the event. Although no formal program was implemented, significant improvements were promoted in the use of office automation tools and the automation of administrative tasks. The experience gained reaffirms the importance of technological innovation in school processes and demonstrates how the application of professional knowledge can generate real contributions to institutional efficiency.