Desarrollo de estrategias de procesos administrativos y gestión documental del programa de administración de empresas extensión Chía para la optimización de procesos institucionales y promover la mejora continua.

Abstract

El informe presenta el desarrollo de una pasantía interna realizada en la Coordinación del Programa de Administración de Empresas de la Universidad de Cundinamarca, extensión Chía. Durante el proceso se identificaron falencias en la gestión documental, la organización administrativa y el seguimiento académico, lo que afectaba la eficiencia institucional. A partir de un diagnóstico inicial, se diseñaron e implementaron estrategias de mejora enfocadas en la estandarización de documentos, creación de estructuras de almacenamiento en OneDrive, optimización de procesos de matrícula, acompañamiento en comités curriculares, gestión de exámenes de validación, seguimiento a alertas tempranas y apoyo logístico en eventos académicos. Además, se participó activamente en la preparación y organización de evidencias para el proceso de Acreditación de Alta Calidad del programa. La pasantía no solo fortaleció la operatividad del programa, sino que contribuyó a la memoria institucional y a la mejora continua. Las estudiantes desarrollaron habilidades en gestión administrativa, comunicación, análisis de información, toma de decisiones y trabajo colaborativo, consolidando competencias profesionales esenciales para su futuro desempeño laboral. This report presents the development of an internal internship carried out in the Coordination Office of the Business Administration Program at the University of Cundinamarca, Chía Extension. The internship began with a diagnosis that revealed weaknesses in document management, administrative organization and academic monitoring, affecting institutional efficiency. Improvement strategies were designed and implemented, including standardized file structures in OneDrive, optimization of enrollment processes, support in curriculum committee activities, management of validation exams, follow-up of academic risk alerts, and logistical support in institutional events. The interns also contributed to preparing and organizing evidence required for the High-Quality Accreditation process. The internship strengthened the program’s operations, improved document accessibility, and reinforced institutional memory. It also allowed the students to develop skills in administrative management, communication, information analysis, decision-making, and teamwork, building essential competencies for their professional career.