Diseño de balanced scorecard como herramienta de gestión para el proceso de requerimientos de expedición de verificaciones y constancias en la oficina de admisiones y registro de la Universidad de Cundinamarca, Extensión Chía.

Abstract

El informe de pasantía tuvo como objetivo diseñar e implementar un balanced scorecard (BSC) como herramienta de gestión para el proceso de expedición de verificaciones y constancias en la oficina de admisiones y registro de la universidad de Cundinamarca. El proyecto surgió a partir de un diagnóstico inicial que evidenció un proceso altamente operativo y manual, solicitado mediante correos electrónicos, base de datos en excel y carpetas compartidas en onedrive, lo que dificultaba el seguimiento, control y trazabilidad de la información. La propuesta se enfocó en optimizar la gestión administrativa mediante la consolidación de datos y la creación de indicadores clave de desempeño (KPI), alineados con las perspectivas estratégicas del balanced scorecard. Durante la pasantía se desarrollaron actividades relacionadas con atención al usuario, gestión documental, legalización de matrículas, elaboración de constancias y verificaciones, seguimiento de PQRS y apoyo logístico en eventos académicos, Se diseñó una herramienta en Excel que permitió organizar la información, visualizar indicadores y mejorar el seguimiento de solicitudes académicas. Entre los resultados se destaca la optimización de los tiempos de respuesta, el fortalecimiento de la eficiencia operativa y la mejora en la toma de decisiones dentro del área. Finalmente, el proyecto permitió aplicar conocimientos de administración, gestión organizacional y mejoramiento de procesos en un contexto institucional real, aportando al fortalecimiento de la gestión académica y administrativa de la universidad.

The purpose of the internship report was to design and implement a Balanced Scorecard (BSC) as a management tool for the process of issuing verification letters and certificates at the Admissions and Registration Office of the University of Cundinamarca. The project arose from an initial assessment that revealed a highly operational and manual process, involving requests via email, an Excel database, and shared folders on OneDrive, which made it difficult to track, control, and trace information. The proposal focused on optimizing administrative management through data consolidation and the creation of key performance indicators (KPIs), aligned with the strategic perspectives of the Balanced Scorecard. During the internship, activities were carried out related to user support, document management, registration certification, preparation of certificates and verifications, PQRS monitoring, and logistical support for academic events. An Excel tool was designed to organize information, visualize indicators, and improve the tracking of academic requests. Notable results include the optimization of response times, the strengthening of operational efficiency, and improved decision-making within the department. Finally, the project made it possible to apply knowledge of administration, organizational management, and process improvement in a real institutional setting, thereby contributing to the strengthening of the university’s academic and administrative management.