Pasantía de apoyo en la universidad de Cundinamarca en el área de atención al ciudadano y correspondencia en la extensión Facatativá para el año 2024

Abstract

El presente trabajo de pasantía se desarrolló en la Universidad de Cundinamarca, Extensión Facatativá, en las áreas de Correspondencia y Atención al Usuario, donde se realizó una revisión y actualización del archivo documental como parte de los objetivos desarrollados durante la pasantía. Durante la pasantía, se abordaron varios aspectos clave, como la clasificación, organización y transferencia de archivos documentales, con el fin de mejorar la eficiencia en la gestión de la correspondencia y reducir los tiempos de respuesta tanto en solicitudes internas como externas. El proceso inició con la elaboración de un inventario documental detallado de los archivos físicos correspondientes a los años 2018 y 2019, los cuales fueron clasificados y organizados en cajas de conservación bajo criterios de tomos y cronología. Posteriormente, se realizó la transferencia documental de los archivos de los años 2020 a 2024, como parte de la actualización necesaria tras los cambios administrativos en el área, asegurando una gestión documental adecuada conforme a las directrices institucionales.

This internship work was developed at the University of Cundinamarca, Facatativá Extension, in the areas of Correspondence and User Service, where a review and update of the documentary archive was carried out as part of the objectives developed during the internship. During the internship, several key aspects were addressed, such as the classification, organization and transfer of documentary files, in order to improve efficiency in correspondence management and reduce response times for both internal and external requests. The process began with the preparation of a detailed documentary inventory of the physical files corresponding to the years 2018 and 2019, which were classified and organized in conservation boxes under criteria of volumes and chronology. Subsequently, the documentary transfer of the files from the years 2020 to 2024 was carried out, as part of the necessary update after the administrative changes in the area, ensuring adequate documentary management in accordance with institutional guidelines.