Apoyo en la gestión y optimización de los procesos administrativos de opciones de grado en el Programa de Administración de Empresas de la Universidad de Cundinamarca, sede Fusagasugá, durante el segundo periodo académico de 2025.

Abstract

El presente informe final describe las actividades desarrolladas durante la pasantía realizada en la Oficina de Opción de Grado del Programa de Administración de Empresas de la Universidad de Cundinamarca, sede Fusagasugá, durante el segundo periodo académico de 2025. El objetivo principal fue apoyar la gestión y optimización de los procesos administrativos asociados a las modalidades de grado, garantizando el cumplimiento de la normativa institucional establecida en el Acuerdo 012 de 2024. Las funciones ejecutadas se organizaron en cuatro líneas de trabajo: orientación a estudiantes y docentes sobre requisitos, procedimientos y cronogramas; elaboración y actualización de informes, actas y bases de datos institucionales; gestión del sistema de comunicación interna y externa mediante correos, seguimiento de informes y coordinación con el Comité de Opción de Grado; y apoyo logístico en actividades académicas, eventos institucionales y sustentaciones. A lo largo de la pasantía se fortalecieron procesos clave como la trazabilidad documental, la eficiencia comunicativa, la organización administrativa y la atención a la comunidad universitaria. Asimismo, se evidenció una mejora en la calidad de los documentos entregados por los estudiantes, la reducción de tiempos de respuesta y una mayor articulación entre los actores institucionales. El informe concluye con recomendaciones orientadas a continuar fortaleciendo la gestión de la oficina mediante herramientas visuales, bases de datos unificadas y lineamientos claros para futuros pasantes.

This final report summarizes the activities carried out during the internship at the Degree Option Office of the Business Administration Program at the University of Cundinamarca, Fusagasugá campus, during the second academic period of 2025. The main objective was to support the management and optimization of administrative processes related to graduation modalities, ensuring compliance with institutional regulations. The internship activities focused on four areas: guidance for students and faculty regarding procedures, requirements, and deadlines; preparation and updating of institutional reports, minutes, and databases; management of internal and external communication; and logistical support for academic events, presentations, and committee meetings. The internship contributed to improving administrative efficiency, strengthening communication channels, enhancing documentation quality, and supporting academic decision-making. Recommendations are provided to further improve process organization and information management.