Apoyo en la gestión documental y análisis de información en la oficina de calidad como agente de transformación y cocreador de conocimiento.

Abstract

La pasantía, realizada en la Oficina de Calidad de la Universidad de Cundinamarca sede Fusagasugá, tuvo como objetivo apoyar el fortalecimiento del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) mediante la gestión documental y el análisis de información. Entre febrero y mayo de 2025 se ejecutaron actividades relacionadas con la organización de archivos, elaboración de informes y actualización de bases de datos conforme a los lineamientos institucionales y normativos. Entre los logros destacados se encuentran la estructuración de 71 documentos bajo el Sistema de Administración Documental (SAD), el ajuste de matrices de riesgos y la actualización de indicadores en plataformas como Power BI y SharePoint. Asimismo, se elaboraron contenidos técnicos y materiales de apoyo que facilitaron la comunicación de los procesos y el desarrollo de actividades formativas. El proceso permitió aplicar conocimientos adquiridos en la formación académica, fortalecer competencias en análisis documental, gestión de información y herramientas digitales. De igual forma, la participación en reuniones, ferias y mesas de trabajo aportó al fortalecimiento del trabajo en equipo y a la consolidación de habilidades blandas. Esta experiencia posicionó al pasante como un agente activo en la mejora continua y la cocreación de conocimiento.

The purpose of the internship, carried out at the Quality Office of the Universidad de Cundinamarca, Fusagasugá, was to support the strengthening of the Quality Management System, through document management and information analysis. Between February and May 2025, activities related to the organization of files, preparation of reports and updating of databases in accordance with institutional and regulatory guidelines were carried out. Among the outstanding achievements were the structuring of 71 documents under the Document Management System (SAD), the adjustment of risk matrices and the updating of indicators in platforms such as Power BI and SharePoint. In addition, technical content and support materials were developed to facilitate the communication of processes and the development of training activities. The process allowed the application of knowledge acquired in academic training, strengthening competencies in document analysis, information management and digital tools. Likewise, the participation in meetings, fairs and work tables contributed to the strengthening of teamwork and the consolidation of soft skills. This experience positioned the intern as an active agent in the continuous improvement and co-creation of knowledge.