Uso de inteligencia artificial como apoyo en la automatización y control de procesos contables y financieros en la firma Novoa Morales Group SAS

Abstract

El presente trabajo analiza el uso de la inteligencia artificial (IA) como apoyo parcial en la automatización y control de los procesos contables y financieros de la firma Novoa Morales Group SAS. La empresa, dedicada a la prestación de servicios contables a pequeñas y medianas empresas de la Sabana Occidente. A partir del desarrollo de una pasantía de 640 horas, se identificaron los procesos con mayor carga operativa, entre ellos el registro de facturas, conciliaciones bancarias, elaboración de comprobantes y organización documental. El estudio incluyó una revisión de herramientas de inteligencia artificial disponibles en el mercado, evaluando asistentes generalizados como ChatGPT, Gemini y Claude, así como software contable con funciones automatizadas. Los resultados evidencian que, aunque existen plataformas especializadas capaces de ejecutar procesos contables de forma más automatizada, sus costos resultan inalcanzables para una firma pequeña. En contraste, las IA generalizadas representan una alternativa accesible que permite apoyar tareas como la redacción de notas y revelaciones, la revisión de datos, la detección de diferencias y la síntesis de información financiera. Se concluye que la implementación parcial de IA puede mejorar la eficiencia operativa, fortalecer la confiabilidad de los informes y apoyar la toma de decisiones, manteniendo la intervención profesional como componente esencial. Asimismo, se resalta que la disposición de la firma para adoptar tecnologías emergentes constituye una ventaja competitiva en el entorno contable actual.

This paper analyzes the use of artificial intelligence (AI) as partial support in the automation and control of accounting and financial processes at Novoa Morales Group SAS. The company provides accounting services to small and medium sized businesses in the Sabana Occidente region. Based on a 640-hour internship, the processes with the highest operational load were identified, including invoice registration, bank reconciliations, receipt preparation, and document organization. The study included a review of artificial intelligence tools available on the market, evaluating general assistants such as ChatGPT, Gemini, and Claude, as well as accounting software with automated functions. The results show that, although there are specialized platforms capable of executing accounting processes in a more automated way, their costs are unattainable for a small firm. In contrast, generalized AI represents an accessible alternative that can support tasks such as drafting notes and disclosures, reviewing data, detecting differences, and synthesizing financial information. It is concluded that the partial implementation of AI can improve operational efficiency, strengthen the reliability of reports, and support decision-making, while maintaining professional intervention as an essential component. It is also highlighted that the firm's willingness to adopt emerging technologies constitutes a competitive advantage in today's accounting environment.