Pasantía sistematización, organización y actualización del archivo documental de la Oficina de secretaría de Dirección de la Universidad de Cundinamarca Seccional Ubaté

Abstract

El proceso de la pasantía consta del mejoramiento del Sistema de Gestión del archivo de la secretaría de Dirección de la Universidad de Cundinamarca, el cual dentro de sus macro procesos estratégicos tiene como objetivo el establecer y determinar los parámetros de comunicación de la entidad tanto interna como externamente, para la divulgación de actos administrativos, gestión administrativa y demás disposiciones en pro de la mejora de la imagen institucional asociada al logro de los objetivos de la institución. Durante la primera etapa de la pasantía, se evidenció el estado actual de la información correspondiente al periodo comprendido del año 2007 al 2014, en la segunda etapa se realizó un análisis del manejo que tuvieron los diferentes archivos encontrados y a realizar la retroalimentación del proceso, teniendo en cuenta los fallos encontrados durante la primera etapa de la pasantía, en la tercera etapa se realizó un trabajo más práctico debido a que era de suma importancia mantener la información revisada, por lo cual se llevó a cabo el mejoramiento físico y traslado de archivos a otra instalación dentro de la Institución, y para la finalización de la etapa cuatro se tomó en cuenta las características principales del proceso de documentación, de la misma forma se toma como referencia los formatos utilizados para realizar una plantilla que permita tener de manera más sistematizada la información y que esta sea de más fácil acceso, permitiendo que ésta sea más clara y puntual, ayudando de esta manera con mi participación como administrador al mejoramiento del proceso de documentación de la Universidad de Cundinamarca Seccional Ubaté. ABSTRACT The process of the internship consists of the improvement of the File Management System of the Management Secretariat of the Universidad de Cundinamarca, which within its strategic macro processes aims to establish and determine the parameters of communication of the entity both internally and externally, for the dissemination of administrative acts, administrative management and other provisions for the improvement of the institutional image associated with the achievement of the objectives of the institution. During the first stage of the internship, the current state of the information corresponding to the period from 2007 to 2014 was evidenced, in the second stage an analysis of the management of the different files found was made and to perform the feedback of the process, taking into account the failures found during the first stage of the internship, in the third stage a more practical work was performed because it was of utmost importance to keep the information reviewed, so the physical improvement and transfer of files to another facility within the Institution was carried out, and for the completion of the fourth stage the main characteristics of the documentation process were taken into account, in the same way the formats used were taken as a reference to make a template that allows to have in a more systematized way the information and that this is more easily accessible, allowing it to be clearer and punctual, helping in this way with my participation as administrator to the improvement of the documentation process of the Universidad de Cundinamarca Seccional Ubaté.