Diagnóstico para el mejoramiento del proceso administrativo en las conciliaciones bancarias de la empresa inmaculada guadalupe y amigos cia s.a

Abstract

La pasantía fue realizada en la empresa INMACULADA GUADALUPE Y AMIGOS CIA S.A . en el municipio de Chía, donde observé las falencias que se presentan en el proceso de la conciliación bancaria . En la empresa este proceso aumenta en tiempos de los que ellos llaman temporada alta el cual se mide por la cantidad de personas que visitan el restaurante y gran flujo de efectivo que se mueve en los días de operación. Sin embargo , se viene presentando una falencia por parte de los cajeros al momento de digitalizar todas las transacciones realizadas lo cual vuelve más engorroso la conciliación bancaria ya que se presentan errores en la digitación por lo tanto no hay congruencia en los datos. Se recomienda implementar tres procedimientos los cuales son: 1. Digitación de comprobantes Tienen por objetivo concientizar a los cajeros por medio de su jefe directo que es importante el buen uso y manejo de las herramientas ofimáticas al momento de la digitación de los comprobantes. Procedimiento 1. Se manifiesta que esta tarea debe ser desarrollada en un lugar tranquilo fuera de ruido y sin ningun medio de distracción. 2. El cajero debe haber terminado sus otras responsabilidades antes de dar inicio a la digitación de los vaucher. 3. La política de la empresa es que al momento de digitalizar se debe hacer con total honestidad y claridad de la tarea. 4. Se brindan todas las herramientas necesarias para que la digitalización sea de forma exitosa.

2. ENVIO DE RELACIÓN DE COMPROBANTES SEMANAL. Los restaurantes cuentan con un administrador el cual es el administrador el cual es el encargado de enviar esta relación semanalmente lo cual evita en un 80% algún faltante o incongruencia en la información. Procedimiento: 1. Tesoreria tiene una persona encargada de recibir esta información física y digital cada semana lo cual nos permite estar evaluando a una gran parte del equipo de trabajo de cada restaurante. 2 . La responsabilidad de que la información sea enviada en el tiempo correcto permite detectar anomalías o errores que son resueltos inmediatamente. Disminuyendo la carga laboral a cada administrador. 3 CONGRUENCIA EN EL CRUCE DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA. Es el proceso administrativo , donde se relaciona en un archivo de excel los datos enviados por los cajeros y la información suministrada por el banco la cual debe estar acorde en las dos informaciones recibidas. PROCEDIMIENTO 1. Se debe comnprobar que la información de los cajeros cumpla con los valores que el Banco esta declarando esto se logra que al momento de cruzar la información todo cruce sin existir un N/N o dato no encontrado. 2. Se debe notificar al momento de realizar la conciliación 13809509 que datos no se encontraron para proceder e investigar que sucedió con los vaucher no encontrados. 3 Entregar el informe final con éxito y sin incongruencia al momento de relacionar los datos. The intership was carried out in the company INMACULADA GUADALUPE Y AMIGOS CIA in the municipality of Chia, where I observed the shortcomings that are presented in the process of bank reconcilitation. In the company this process increases in times of what they call high season which is measured by the amount of people that visit the restaurant and great flow of cash that moves in the days of operation . However , there has been a failure on the part of the recontiliation more cumbersome since there are typing errors, therefore there is no congruence in the data. it is recommended to implement three procedures which are: 1. DIGITATION OF TESTS They have the objective of making the cashier aware through their direct boss that it is important the good use and handling of the office tools at the time of typing of the vouchers . Process 1 It is stated that this task must be developed in a quiet place,out of noise and without any means of distraction. 2 The cashier must have completed his other reponsibilities before starting the vaucher fingering. 3. The policy of the company is that when digitizing should be done with total honesty and clarity of the task. 4. All the necesary tools are provided to make the digitalization successful.

2 . SENT OF WEEKLY REPORTING RELATIONS . The restaurants have an administrator who is in charge of sending this weekly report which avoids in 80% some lack of inconsistency in the information. PROCEDURE 1. Treasury has a person in charge of receiving this physical and digital information every week which allows us to be evaluating a large part of the work team of each restaurant. 2 The responsability that the information is sent in the correct time allows us to detect anomalies or errors that are solved inmediately. Reducing the workload to each administrator . 3 CONGRUENCE IN THE CROSSING OF THE BANK CONCILIATION It is the administrative process, where the data sent by the tellers and the information supplied by the bank are linked in a Excel file which must be in accordance with the two information received. 1 It must be verified that the information of the tellers complies with the values that the bank is declaring this is achivied that ath the moment of crossing the information every crossing without an N/N or data not found . 2 It should be notified at the time of conciliation 1389509 that data were not found to proceed and investigate what happened with the vaucher not found. 3 Deliver the final report successfully and without incongruence at the time of relating the data.